Jak ułatwić sobie prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów w małej firmie?

Wybierając tzw. małą księgowość, czyli uproszczoną formę księgowości dedykowaną jednoosobowym działalnościom gospodarczym oraz małym firmom, podmioty korzystają wówczas nie z ksiąg rachunkowych, a Księgi Przychodów i Rozchodów.

Jest ona mniej skomplikowana. Niezależnie od formy prowadzonej księgowości, mikroprzedsiębiorca ma mimo wszystko obowiązek składania deklaracji VAT-7/VAT-7K i JPK VAT.

Księga Przychodów i Rozchodów – przydatne informacje

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, KPiR, to narzędzie służące ewidencjonowaniu operacji gospodarczych we firmie, prościej ujmując – rejestracji oraz rozliczania przychodów i kosztów. Okres rozliczeniowy dla podatku dochodowego stanowi jeden rok, w związku z tym również Księga Przychodów i Rozchodów jest zakładana na właśnie taki okres. Prowadzenie KPiR służy wyłącznie celom podatkowym, jest fundamentem ustalenia głównej podstawy opodatkowania. Od 1 stycznia 2018 roku podatnik nie ma obowiązku informowania Urzędu Skarbowego o prowadzeniu KPiR.

Warto zaznaczyć, że istnieją pewne warunki, które firma musi spełnić, by móc korzystać z Księgi Przychodów i Rozchodów:

przychody brutto przedsiębiorstwa w poprzednim roku nie przekroczyły 2 mln euro (netto 1,2 mln euro). W przypadku przekroczenia tego progu przedsiębiorca jest zobligowany do przejścia w system pełnej księgowości,
podatek dochodowy firmy rozliczany jest na zasadach ogólnych – 17% lub 32% albo liniowo – 19%. Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów wyklucza opodatkowanie w formie ryczałtu oraz karty podatkowej.

Istnieją również dwie wyjątkowe sytuacje, w których przedsiębiorca zwolniony jest z prowadzenia KPiR, mimo spełnienia wszelkich warunków:

stan zdrowia oraz wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą,
rodzaj oraz rozmiar prowadzonej działalności.

Jakie zapisy powinny znaleźć się w KPiR?

Przychody,
koszty,
zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych,
koszty wynagrodzeń pracowników,
koszty ubezpieczeń społecznych,
pozostałe wydatki.

Niezwykle istotne jest, by Księga Przychodów i Rozchodów była prowadzona rzetelnie i niewadliwie – wynika to z par. 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Rzetelność oznacza, że dokonywane wpisy są zgodne ze stanem rzeczywistym, a niewadliwość definiowana jest jako prowadzenie KRiP zgodnie z przepisami rozporządzenia o księdze przychodów i rozchodów.

Mała księgowość online – wygodna oraz intuicyjna

Coraz częściej rezygnuje się z tradycyjnej formy prowadzenia KPiR na rzecz ewidencjonowania w wersji online. Specjalistyczne oraz funkcjonalne programy do prowadzenia księgowości online, np. te oferowane przez firmę INTAXO Sp. z o.o. , pozwalają w całkowicie intuicyjny oraz prosty sposób zarządzać KPiR małej firmy.

Wystarczy jednorazowa konfiguracja, by generowanie zapisów i wprowadzanie zmian było w maksymalnie zautomatyzowane. To bardzo pomocne rozwiązanie dla mikroprzedsiębiorców, którzy nigdy wcześniej nie mieli do czynienia z księgowością i mają przed nią obawy. Specjalistyczne programy i aplikacje umożliwiają natychmiastowy wgląd do KPiR, sprawne poruszanie się w jej zapisach oraz łatwe generowanie druków. Tego rodzaju narzędzia wykazują niezawodność, gdyż są na bieżąco aktualizowane, zarówno pod względem merytorycznym, jak i technicznym. Zatem ryzyko popełnienia błędów jest znacznie mniejsze niż w przypadku KPiR prowadzonej przez biuro rachunkowe. Interpretacje nowych przepisów prawnych dotyczących KPiR zostają bezzwłocznie wcielane do programów oraz aplikacji. Przedsiębiorca nie jest zobowiązany zatem do dogłębnej znajomości przepisów prawa.

Mała księgowość online jest szczególnie korzystna zwłaszcza na początku działalności wówczas, kiedy firma nie generuje dużych wpływów finansowych. Dedykowane programy oraz aplikacje przyczyniają się do znacznej redukcji kosztów, odczuwalnej szczególnie w skali roku. Abonament Księgi Przychodów i Rozchodów w wersji online jest znacznie tańszy niż usługi stacjonarnego biura rachunkowego i wynosi kilkanaście złotych w skali miesiąca.

Elektroniczne prowadzenie księgowości umożliwia przechowywanie poufnych danych w sposób całkowicie bezpieczny. Dodatkowo księgowość online zapewnia kompleksowe narzędzia usprawniające funkcjonowanie małego przedsiębiorstwa, np. program do fakturowania czy ewidencję środków trwałych, które można bez problemu zintegrować z Księgą Rozchodów i Przychodów.

By uznać poprawność KPiR w formie elektronicznej, musi ona spełniać poniższe warunki:

program komputerowy, w którym prowadzona jest księga, musi posiadać szczegółową instrukcję,
program umożliwić ma bezzwłoczny wgląd do dokonywanych zapisów oraz możność drukowania danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi,
dane zawarte w elektronicznej KRiP należy przechowywać na informatycznych nośnikach w taki sposób, by były zabezpieczone przed zniszczeniem oraz zniekształceniem.